La Déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif visant à simplifier et moderniser les démarches administratives des entreprises en matière de déclarations sociales. En effet, la DSN remplace la majorité des déclarations périodiques et événementielles transmises par les employeurs aux organismes sociaux. Découvrons ensemble les principales caractéristiques, les avantages et les modalités de mise en œuvre de cette déclaration qui révolutionne le paysage administratif français.
Qu’est-ce que la Déclaration sociale nominative (DSN) ?
La Déclaration sociale nominative est une déclaration mensuelle unifiée qui a pour vocation de remplacer progressivement l’ensemble des déclarations sociales effectuées par les employeurs auprès des différents organismes tels que l’Urssaf, Pôle emploi, les caisses de retraite complémentaire, etc. Cette nouvelle procédure a été instaurée par la loi Warsmann du 22 mars 2012 dans le cadre du choc de simplification souhaité par le gouvernement français.
Aujourd’hui, la DSN couvre déjà un large champ d’informations relatives à la vie d’un salarié au sein de son entreprise : embauche, rémunération, absences, maladie, maternité, fin de contrat, etc. Elle doit être transmise chaque mois par l’employeur via le logiciel de paie ou le site net-entreprises.fr.
Les objectifs de la Déclaration sociale nominative
La mise en place de la DSN répond à plusieurs objectifs :
- Simplifier et alléger les démarches administratives : en regroupant l’ensemble des déclarations sociales au sein d’une seule et même déclaration, la DSN permet de réduire le nombre de démarches et donc le temps consacré à ces tâches par les entreprises.
- Rationaliser les processus : grâce à la DSN, les informations sont transmises en une seule fois aux différents organismes concernés, permettant ainsi une meilleure coordination et une réduction des erreurs et des risques liés au traitement des données.
- Améliorer la qualité des données : en centralisant les informations, la DSN contribue à une plus grande fiabilité des données transmises aux organismes sociaux. De plus, les entreprises bénéficient d’un accompagnement personnalisé pour faciliter leur prise en main du dispositif.
Les avantages de la Déclaration sociale nominative pour les entreprises
Le passage à la DSN présente plusieurs avantages pour les employeurs :
- Un gain de temps : selon une étude réalisée par le GIP-MDS (Groupement d’intérêt public – Modernisation des déclarations sociales), 80 % des entreprises ayant adopté la DSN ont constaté un gain de temps significatif dans leurs démarches administratives.
- Une meilleure gestion des risques : en simplifiant les processus et en améliorant la qualité des données, la DSN permet de réduire les erreurs et les risques liés au traitement des informations.
- Un accompagnement personnalisé : les entreprises bénéficient d’un soutien adapté pour les aider à mettre en place la DSN et à l’utiliser efficacement.
- Une démarche éco-responsable : en dématérialisant les déclarations, la DSN contribue à la réduction des consommations de papier et d’énergie, s’inscrivant ainsi dans une logique de développement durable.
Les conditions pour passer à la Déclaration sociale nominative
Pour être en mesure de transmettre une DSN, l’entreprise doit remplir certaines conditions :
- Disposer d’un logiciel de paie compatible : le logiciel doit être conforme aux normes techniques du dispositif DSN et permettre la génération d’un fichier DSN au format XML.
- S’identifier auprès des organismes sociaux : l’entreprise doit se créer un compte sur le site net-entreprises.fr. Ce portail est un point d’accès unique aux services en ligne offerts par les organismes sociaux aux entreprises et permet notamment de transmettre facilement et rapidement ses déclarations sociales, dont la DSN.
- Mettre en place un processus interne de gestion des données : pour garantir la qualité des informations transmises dans le cadre de la DSN, il est essentiel que l’entreprise mette en place une organisation interne adaptée. Cela passe notamment par une vérification régulière des données saisies et une mise à jour des fichiers de paie en fonction des évolutions réglementaires.
Mettre en place la DSN dans son entreprise : étapes et conseils
Pour réussir la mise en place de la Déclaration sociale nominative au sein de son entreprise, voici quelques étapes clés à respecter :
- Se former : il est important de se familiariser avec le dispositif DSN en suivant une formation dédiée, en consultant les ressources disponibles sur le site net-entreprises.fr ou en sollicitant l’aide d’un expert-comptable.
- Préparer son logiciel de paie : vérifier que le logiciel est conforme aux normes DSN et procéder à sa mise à jour si nécessaire. Il peut être utile de consulter l’éditeur du logiciel pour obtenir de l’aide ou des conseils pratiques.
- Mettre en place un processus interne : organiser la collecte, le contrôle et la transmission des données au sein de l’entreprise afin d’assurer la qualité et la fiabilité des informations transmises dans le cadre de la DSN.
- Faire un test : avant d’envoyer sa première DSN, il est recommandé de réaliser un test auprès des organismes sociaux pour s’assurer que tout fonctionne correctement.
- Suivre les évolutions réglementaires : la législation évoluant régulièrement, il est essentiel de rester informé des modifications impactant les déclarations sociales et d’adapter en conséquence son logiciel de paie et ses processus internes.
Le passage à la Déclaration sociale nominative constitue une étape importante pour les entreprises, qui y voient l’opportunité de simplifier leurs démarches administratives, d’améliorer la qualité des données transmises aux organismes sociaux et de gagner en efficacité. En respectant les conditions requises et en suivant les étapes clés de mise en place, les employeurs peuvent tirer pleinement profit des avantages offerts par ce dispositif moderne et innovant.
Soyez le premier à commenter