La réunion de travail est une rencontre entre les collègues, les services ou projet qui permet d’échanger sur les différents objectifs à atteindre, de planifier le travail et de trouver des solutions. Pour que la réunion soit efficace, il faut la participation active de toutes les parties concernées. On a tendance à croire que le fait de se regrouper permettra d’avancer sur un projet particulier, mais en réalité, il faut une excellente planification pour la mise sur pied d’une réunion efficace.
Les périodes pour lesquelles une réunion de travail est nécessaire
Une société digne de ce nom ne doit organiser des réunions de travail que lorsque c’est nécessaire. Cette façon de remplir les journées de réunions est considéré comme une perte de temps, et sans compte la multitude des mails envoyés. Le responsable qui organise la réunion doit être sûr de son utilité et de bien se préparer à l’avance. Il faut clairement définir les objectifs avant de convoquer une réunion de travail. L’objectif peut varier selon les types.
La résolution d’une crise
Lorsqu’une crise menace la bonne marche de l’entreprise ou une association, une réunion est nécessaire. Une telle réunion est à risque et se déroule sous tension. C’est la meilleure occasion de mettre un terme à un conflit ou tout autre problème qui perturbe le fonctionnement de l’entreprise.
La coordination hebdomadaire ou journalière
Une réunion de coordination est importante pour le groupe de travail qui veut un suivi des activités. Les rencontres se tiennent généralement à intervalles de temps réguliers et permettent d’évaluer les résultats obtenus et de fixer les objectifs à atteindre. C’est l’occasion pour les participants d’évoquer les problèmes auxquels ils font face dans l’exécution de leurs différentes missions.
La mise en place d’un brainstorming
Le brainstorming est la manifestation du travail en groupe, et s’organise dans une atmosphère en toute sérénité. Le but d’une réunion de ce type est de recueillir les idées dans l’optique de concrétiser un projet. Les propositions sont inscrites au fur et à mesure qu’elles sont citées par les participants. La sélection des idées les plus pertinente se fait de façon consensuelle ou encore via un vote selon leur qualité et leur capacité à être mise en œuvre par l’organisation.
Préparation d’une mise en place d’une réunion de travail ?
La réussite d’une réunion de travail dépend en majeure partie de sa préparation en amont. Cela requiert le passage via certaines étapes :
Le choix des participants
Si vous désirez que votre réunion atteigne le but pour lequel vous l’avez convoquée, il faut bien choisir les participants. Cette sélection se base sur l’objet de la réunion et la définition des profils pour faciliter la réalisation. S’il s’agit d’une réunion de crise, le médiateur expérimenté et à l’organisation peut être initiée pour entendre les parties en conflit et trouver des solutions appropriées. L’expérience et la neutralité de ce dernier lui donnent de la crédibilité. Ses conseils peuvent facilement être appliqués par l’entreprise en cas de crise.
L’élaboration du projet d’ordre du jour de la réunion de travail
La bonne marche d’une réunion dépend du suivi d’un ordre du jour choisi par les participants. L’adoption de l’ordre du jour se fait au début de la séance.
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